Föreningscase

FC Bellevue – från två skilda världar till ett samlat föreningssystem

By 8 augusti, 2018 augusti 22nd, 2019 No Comments
Föreningscase

FC Bellevue – från två skilda världar till ett samlat föreningssystem

“Det är ju inte alltid man ligger i fas med sina räkningar, och att kunna dela upp sina avgifter har varit otroligt uppskattat av våra medlemmar, samtidigt som vi ändå får in hela beloppet direkt.”

– Caspar Pauckstadt, Klubbchef FC Bellevue

Trots att FC Bellevue grundades så sent som 2010 har klubben idag en välutvecklad barn- och ungdomsverksamhet som inrymmer omkring 500 medlemmar. Men med separata ekonomi- och kansliavdelningar fick FC Bellevue allt svårare att hantera de många avgifter som betalades in till föreningen, och man blev i stort behov av ett synkroniserat system. Det var då SportAdmin och Kansliservice kom in i bilden.

Tidigare gick FC Bellevues fakturahantering genom två olika program – ett som skickade ut fakturorna, och ett som skötte bokföringen. Då fick man manuellt stämma av de inbetalningarna som kommit in med fakturorna som skickats ut, och sedan boka det på rätt konto.

“Det var två helt olika världar, och ofta hängde inte alla betalningar med genom hela processen”, säger Caspar Pauckstadt, klubbchef.

Två olika världar var även kansliet och ekonomihantering, som satt på olika avdelningar mellan vilka fakturor skickades fram och tillbaka. Resultatet av detta blev att felaktiga påminnelser utgick, inbetalningar trillade mellan stolarna och betalningar glömdes bort. Med Kansliservice går istället en avisering ut, och resten sköter sig själv i ett samlat system – något som enligt Caspar har underlättat enormt för föreningen.

Professionell medlemshantering

Med de separata systemen uppstod ofta missförstånd mellan FC Bellevue och dess medlemmar. Inte sällan tvingades medlemmar skicka in skärmdumpar som bevis på sina genomförda betalningar på grund av borttappade transaktioner.

”Det kändes inte professionellt helt enkelt”, menar Caspar.

Men med Kansliservice har FC Bellevues medlemshantering utvecklats till det bättre, och det nya systemet har mottagits väldigt väl av föreningens medlemmar. Bidragande till detta är även de olika betalningsalternativen som erbjuds, och däribland möjligheten att delbetala.

“Det är ju inte alltid man ligger i fas med sina räkningar, och att kunna dela upp sina avgifter har varit otroligt uppskattat av våra medlemmar, samtidigt som vi ändå får in hela beloppet direkt.”

Hjälpsam supportavdelning

Med hjälp av en, vad Caspar beskriver, kunnig och hjälpsam supportavdelning på SportAdmin har övergången från det gamla systemet till Kansliservice gått väldigt smidigt för Bellevue FC.

”Oavsett om det gäller medlemsavgifter eller en faktura som krånglar så får man hjälp så fort man ringer, och det är aldrig någon kötid”, menar han.

“Servicen är helt fantastisk. Ni är kunniga, trevliga och hjälpsamma – och allt går snabbt.”

Digitala medlemskort

FC Bellevue använder sig också av de digitala medlemskorten och sponsorfunktionaliteten som är kopplad till det. Enligt Caspar ger det digitala medlemskortet ett otroligt mervärde för medlemmarna, samtidigt som det är väldigt enkelt att administrera.

“Att annonsera våra sponsorers erbjudande genom det digitala medlemskortet knyter samman alla våra medlemmar och stärker klubben. Det är ett verktyg som verkligen väver samman allting på ett utmärkt sätt.”

Utmaningar

  • Ostrukturerad och ineffektiv fakturahantering
  • Borttappade betalningar

Resultat

  • Ett automatiserat system för alla fakturor
  • Mer professionell medlemshantering
  • Ökat medlemsvärde