Föreningscase

Svedala GIF – Effektiv medlemshantering med bokningsfunktionen

By 20 juni, 2019 augusti 22nd, 2019 No Comments
Föreningscase

Svedala GIF – Effektiv medlemshantering med bokningsfunktionen

”Med bokningsfunktionen slipper vi allt manuellt arbete som tidigare uppstod i samband med anmälningsprocessen, och kan fokusera på att utveckla verksamheten istället.”

– Kim, Medlemsadministratör Svedala GIF

Med ett medlemsantal på över 1200, och med återanmälan varje termin, tvingades Svedala Gymnastikförening (GIF) lägga mycket tid och energi på administrativt arbete. Bokningsfunktionen blev deras räddning, och idag kan de lägga sin tid där den verkligen gör skillnad för verksamheten.

Svedala GIF började använda sig av SportAdmin redan 2013, och för dem var det en självklarhet att hänga med i utvecklingen när systemet uppdaterades.

“Vi tror definitivt på att den digitala utvecklingen måste följa med in i föreningslivet. Alla som är engagerade i vår förening gör det helt ideellt, och därför måste vi utnyttja de verktyg som finns för att underlätta för oss. När vi såg att Kansliservice innehöll många bra funktioner såsom en uppdaterad bokningsfunktion, nya digitala betalningsmetoder, arvodeshantering, medlemskort, en uppdaterad medlemsapp, utmärkelser o.s.v. så var det ett givet val för oss. Tid är alltid en bristvara och vi betalar mer än gärna för att minska tiden vi lägger på administration, för att istället kunna utnyttja våra resurser i kärnverksamheten”, menar Kim, Medlemsadministratör i Svedala GIF.

Förenklad återanmälan

Då Svedala GIF har över 1200 aktiva medlemmar, som alla måste återanmäla sig varje termin, var det bokningsfunktionen som lockade mest med det nya systemet, menar Kim. Denna automatiserar anmälningsprocessen för medlemmen, och föreningen får in betalningen direkt.

“Innan vi började använda bokningsfunktionen fick dåvarande medlemsadministratör manuellt flytta över ca 1500 anmälningar, en och en, från anmälningshanteringen till olika grupper varje termin. Därefter skickade vår kassör ut fakturor till samtliga, och registrerade inbetalningarna manuellt. Till de som inte betalade i tid skickades sedan påminnelse efter påminnelse. Det hela innebar mycket manuellt arbete, vilket tog mycket tid och energi.

“Med bokningsfunktionen slipper vi allt manuellt arbete som tidigare uppstod i samband med återanmälan, och kan fokusera på att utveckla verksamheten istället. Numera använder vi bokningsfunktionen till nästintill alla aktiviteter som kräver anmälan i vår förening. Framförallt använder vi den till återanmälan för terminen, samt till våra läger. I det sistnämnda har de senaste funktionerna, d.v.s. tillval och frågeformulär, varit till stor hjälp för att samla in nödvändig information.”

Stärkt likviditet

Förutom att minska mängden administrativt arbete har bokningsfunktionen även stärkt Svedala GIF:s likviditet, menar Kim.

“Innan vi gick över till SportAdmin så delade vi ut inbetalningskort på träningarna, och det fanns inte en chans i världen att vi skulle kunna kontrollera vilka som betalt eller inte. Vi hade medlemmar som tränade hos oss i flera år utan att betala en krona. Nu har vi stenkoll, och det är en stor anledning till att vi idag stolt kan säga att vi är en förening med god ekonomi.”

Men det är inte bara Svedala GIF:s administratörer och kanslister som uppskattar det nya systemet, utan det hela har även mottagits väldigt väl av alla dess medlemmar.

“Responsen har varit väldigt positiv. Förutom att hela anmälningsprocessen överlag är betydligt smidigare än förut, har medlemmarna nu även möjligheten att välja mellan flera olika betalningsmetoder. Därtill har de fått fler funktioner i MedlemsAppen som de har uppskattat mycket. Vi var väldigt noggranna med att förbereda våra medlemmar på den administrationsavgift som skulle komma att landa på dem i samband med övergången till Kansliservice, i oron att den skulle göra många upprörda. Men än så länge är det ingen som ens nämnt den, och jag tror att det beror på att många av våra medlemmar gärna betalar en extra slant för att hjälpa oss att minska på administrationsarbetet. Vi jobbar ju trots allt ideellt allihopa, även fast vi har över 1200 medlemmar.”

Problemfri arvodeshantering

Förutom bokningsfunktionen använder sig Svedala GIF även av arvodeshanteringen, med stora planer på att inkorporera funktionen i hela verksamheten på sikt, menar Kim.

“Arvodeshanteringen var en funktion som verkligen lockade oss till Kansliservice. Tidigare har alla våra ledare fyllt i fysiska lappar i slutet av terminen för att begära ut sitt arvode. Resultatet av detta blev en hel del pappersarbete, samt att vissa ledare helt enkelt glömde bort att rapportera. Våra ledare är ovärderliga, och vi vill såklart att alla ska få betalt för det arbete de lägger ner. Därför var vi snabba med att börja använda arvodeshanteringen så fort den släpptes, och idag skulle vi aldrig få för oss att återgå till papper och penna. Vi tycker att det är superbra att ledarna dels kan göra allt arbete digitalt via LedarAppen, men också att tidrapporteringen beror på närvarorapporteringen, så att vi enkelt kan säkerställa att vi tar närvaro korrekt och att alla våra ledare får ut det arvode de förtjänar.”

Utmaningar

  • Mycket tid och energi åt administrativt arbete
  • Uteblivna inbetalningar
  • Bortglömd arvodeshantering

Resultat

  • Mer tid till kärnverksamheten
  • Garanterat inflöde av medlemsavgifter
  • Problemfri arvodeshantering