Föreningscase

Värmdö Hockey – från manuell hantering av varje lag till Kansliservice

By 8 augusti, 2018 augusti 22nd, 2019 No Comments
Föreningscase

Värmdö Hockey – från manuell hantering av varje lag till Kansliservice

”Bara sedan vi startade upp Kansliservice tycker jag att det har hänt väldigt mycket med systemet. Det gör att man vågar lita på att SportAdmin hela tiden utvecklar systemet.”

– John, Värmdö Hockey

Värmdö Hockey har sedan 1975 (då GV-75) bedrivit föreningsverksamhet i sin hemmaishall i Gustavsberg på Värmdö utanför Stockholm. Idag är Värmdö Hockey en av Stockholms största ishockeyföreningar, med en omfattande ungdomsverksamhet.

Det är dock ingen hemlighet att hockey är en dyr idrott, och Värmdö hockey har periodvis upplevt det som svårt att få in alla intäkter. Tidigare erbjöd de manuell delbetalning som bockades av i stora Excel-ark, men i takt med att föreningen växte blev det allt svårare att hantera medlemsavgifterna, och mycket ideellt arbete gick åt att driva på inbetalningar.

När Värmdö Hockey valde sitt tidigare föreningssystem för många år sedan lade de stor vikt vid design, men i samband med klubbens tillväxt insåg de att funktionalitet och sammankopplingar var betydligt viktigare. Det var då de fick upp ögonen för SportAdmin – där Kansliservice är hjärtat i ett system som kopplar ihop allt och där hela föreningen kan behandlas som en enhet.

Säkrade inbetalningar

Tack vare Kansliservice har Värmdö Hockey kunnat ersätta det manuella Excel-arbetet med digitala delbetalningar, vilket underlättar för såväl den enskilda medlemmen som för de ideella kanslisterna och föreningen i stort. Medlemmarna kan betala i den takt de önskar, och Värmdö Hockey får ett garanterat inflöde av avgifter.

Sedan medlemmarna lades in i rätt period i somras, och återanmälan aktiverades, har det administrativa arbetet bara rullat på för Värmdö Hockey. Arbete som tidigare lagts på att jaga medlemmar som inte betalat sina avgifter har eliminerats, och de ideella eldsjälarna har kunnat lägga tid på andra uppgifter.

Tillit till systemet

Genom tät kontakt med SportAdmin inledningsvis har övergången till ett nytt föreningssystem upplevts smidigt för Värmdö Hockey, och de uppskattar den lyhördhet för- och önskan till förbättring de bemötts av.

”Bara sedan vi startade upp Kansliservice tycker jag att det har hänt väldigt mycket med systemet”, säger John, en av föreningens ideellt arbetande.

Det gör att man vågar lita på att SportAdmin hela tiden utvecklar systemet, och att det känns värdefullt att komma med önskemål.”

Utmaningar

  • Svårigheter att driva in inbetalningar
  • Ineffektivt manuellt arbete

Resultat

  • Garanterat inflöde av medlemsavgifter
  • Mer tid över till värdeskapande verksamhet