En välfungerande förening vilar på en välfungerande styrelse. Styrelsen ska leda väg för föreningens utveckling, sätta standard för föreningens värderingar och agera som ett operativt organ. Den stora frågan blir därmed: hur effektiviserar man styrelsearbetet för att nå så bra resultat som möjligt? I följande artikel kommer det ges en inblick i hur föreningen kan förändra sitt styrelsearbete för att nå önskad utveckling.
Budgetering, säsongsplanering och projektledning är alla grundläggande styrelseaktiviteter som krävs för att hålla föreningens verksamhet rullande. Det är dessutom aktiviteter som är förknippade med möten – ett energigivande arbete för några, ett nödvändigt ont för andra. I en tid då många föreningar i vårt avlånga land växer sig större och starkare är det naturligt att anta att även antal möten ökar, ofta till en ohanterlig grad. Då krävs effektivare möten för att hålla antalet nere. Utgångspunkt för ett effektivt styrelsemöte är att det ska vara beslutsfattande, inte ett arbetsmöte. Nedan tipsar vi om tre sätt att minimera risken för att styrelsemötet blir ett arbetsmöte.
Förberedelser är A och O
För att få till ett belsutfattande möte krävs föreberedelse. Alla belsut som tas bör vila på en välgrundad diskussion där alla förutsättningar varit tydliga och konkreta. Med det sagt bör samtliga mötesdeltagare vara insatta i och ha en god förståelse för de handlingar som kommer att behandlas under mötet redan innan mötets start. Hur skapar vi då förutsättningar för att våra ledamöter ska ha tillräckligt med kött på benen när de slår sig ner i möteslokalen? Enklast gör vi det genom att skicka ut handlingar i god tid innan mötets start – kanske över mail eller via vårt digitala administrationssystem. Detta skapar inte bara förutsättningar för god förberedelse utan även fördelar i form av eget ansvar till alla deltagare att själva sätta sig in i handlingarna. Skulle informationen vara bristfällig finns tid för de mer insatta att delge information till resterande.
Närvarande ledamöter
Vidare kräver det beslutsfattande mötet en välfungerande kallelsestruktur. För att kunna ta de beslut som önskas krävs nämligen inte enbart en förberedd styrelse utan även en beslutsför styrelse, med andra ord måste mer än hälften av ledamöterna vara på plats. Det innebär att vi vill minimera risken att möten behöver ställas in och skjutas upp på grund av bristande deltagande. Då är det alltså fördelaktigt att vi, även vad det gäller kallelser, är ute i god tid så att vi kan pussla in det ideella föreningslivet i det stora pusslet som kallas livet. Därtill kan det vara fördelaktigt att tidigt under verksamhetsåret schemalägga samtliga styrelsemöten för att skapa tydlighet och kontinuitet i det arbete som ska genomföras.
Digitala lösningar
Slutligen behöver vi digitala lösningar som kan hantera både möteshandlingar och mötesprotokoll. Med dagens teknik finns otaliga mängder praktiska lösningar som slår både papper och pärmar med hästlängder. Varför inte skicka ut möteshandlingarna i Google Drive-format för att ge samtliga deltagare möjlighet att kommentera handlingarna och föra en digital diskussion inför mötet? Det bidrar inte bara till en god förberedelse men ger oss också förutsättningarna att lagra viktiga dokument på ett hållbart sätt. Med digitala lösningar kan alla inblandade ta del av handlingarna på ett enkelt sätt, vi riskerar inte att dokument försvinner vid eventuell dataförlust och vi har hela föreningen samlad på ett och samma ställe. Praktiskt va?
Effektivt styrelsearbete och effektiva styrelsemöten kan för många ses som en dans på lego men små knep kan få det att bli en dans på rosor. Genom att skicka ut handlingar i god tid, ha en välfungerande kallelsestruktur och genom att arbeta med digitala lösningar skapar vi förutsättningar för de beslutsfattande mötena som gör det lättare att engagera även den mest upptagna eldsjälen. Med eldsjälarna på plats säkerställer vi ett starkt engagemang och stora mängder energi som sedan kan driva föreningen framåt.