Att få in sponsorpengar till laget är en sak – att säkra dem på rätt sätt är en annan. Ett välskrivet sponsoravtal skyddar både er och sponsorn, förhindrar missförstånd och säkerställer att pengarna faktiskt kommer in när de ska. Här guidar vi dig genom vad som måste finnas med i ett sponsoravtal för idrottsföreningar.
Vad är ett sponsoravtal för idrottsföreningar?
Ett sponsoravtal är ett skriftligt avtal mellan ert lag eller er förening och ett företag. Företaget ger ekonomisk ersättning – antingen pengar, varor eller tjänster – och ni levererar något tillbaka. Det kan vara exponering av företagets logotyp på tröjor, närvaro på matcher eller synlighet i sociala medier.
Sponsring är inte välgörenhet. Det är ett affärsmässigt samarbete där båda parter ska ha nytta av det. Företaget får marknadsföring och synlighet, och ni får resurser att driva er verksamhet. Skillnaden mot en donation är tydlig: om det inte finns något krav på motprestation är det en gåva – inte sponsring.
För att ett sponsoravtal ska fungera juridiskt och skattemässigt måste det vara skriftligt och innehålla tydliga villkor för vad båda parter ska leverera.
Varför behöver ni ett skriftligt sponsoravtal?
Muntliga överenskommelser räcker inte. Enligt svenska kommunala riktlinjer ska sponsoravtal dokumenteras skriftligt. Det spelar ingen roll hur tydligt ni har pratat om saken – utan skriftlig dokumentation står ni utan skydd.
Risker med muntliga avtal:
- Svårt att bevisa vad som faktiskt har överenskommits
- Oklar ekonomi – när ska pengarna betalas?
- Utebliven motprestation – vem ansvarar om något inte blir av?
- Skattekonsekvenser för sponsorn om motprestationen uteblir
Ett skriftligt avtal skyddar båda parter. Ni vet exakt vad ni ska leverera, och sponsorn vet vad de får för pengarna. Om något går fel finns dokumentation att luta sig mot.
För er som lagledare eller kassör innebär det här mindre huvudvärk. Ni slipper diskussioner om vad som egentligen sades, och ni kan fokusera på att leverera det ni har lovat i stället för att reda ut missförstånd.
Vilka grundläggande delar ska finnas med?
Ett komplett sponsoravtal innehåller alltid dessa delar:
Avtalsparternas uppgifter
Namn och organisationsnummer för både laget/föreningen och sponsorn. Tydlig kontaktinformation till ansvariga personer på båda sidor.
Syfte och mål
Vad ska sponsorsamarbetet åstadkomma? Kanske vill sponsorn nå föräldrar i er åldersgrupp eller bygga varumärke lokalt. Skriv ner det.
Sponsorns stöd
Exakt belopp eller beskrivning av varor/tjänster. Om det är 15 000 kronor, skriv 15 000 kronor – inte ”ett bidrag”. Om det är matchtröjor, specificera antal och värde.
Motprestation från er
Vad levererar ni tillbaka? Var konkret. ”Logotyp på matchtröjor” är bättre än ”exponering”. ”Tre inlägg på Instagram per månad” är bättre än ”synlighet i sociala medier”.
Avtalstid
Hur länge gäller avtalet? Svenska kommuner rekommenderar ofta max ett år åt gången. Det minskar risken att ni blir för beroende av en enda sponsor.
Betalningsvillkor
När ska pengarna betalas? Engångsbelopp vid avtalets start eller delbetalningar? Ange datum. Om ni inte får betalt i tid, vad händer då?
Uppsägningsklausul
Under vilka villkor kan någon av er säga upp avtalet i förtid? Kanske om laget läggs ner eller om sponsorn går i konkurs.
Åtgärder vid avtalsbrott
Vad händer om ni inte levererar det ni har lovat? Eller om sponsorn inte betalar? Skriv ner konsekvenserna.
Tvistelösning
Hur löser ni eventuella konflikter? Genom förhandling först, sedan medling, eller direkt i domstol?
Användarrätt
Får sponsorn använda ert lagnamn och er logotyp i sin egen marknadsföring? Hur länge? I vilka kanaler?
Med SportAdmins lagkassa kan ni hantera alla sponsorbetalningar digitalt. Pengarna syns transparent för både ledare och föräldrar, och ni får automatisk dokumentation av alla transaktioner – perfekt när det är dags att följa upp avtalet.
Vad ska ni leverera till sponsorn?
Motprestationen är kärnan i sponsoravtalet. Utan den är det inte sponsring – det är en donation. Här är vanliga exempel på vad lag levererar:
Synlighet på matchtröjor och utrustning
Sponsorns logotyp på tröjor, västar, väskor eller annan utrustning. Specificera storlek och placering. ”Logotyp 10 × 10 cm på bröstet, synlig vid alla tävlingar”.
Digital exponering
Inlägg på Instagram, Facebook eller lagets hemsida. Var konkret: ”Tre inlägg per månad där sponsorn taggas, plus fast logotyp på hemsidan”.
Närvaro vid event
Sponsorn får sätta upp en monter vid er cup, dela ut material vid hemmamatcher eller hålla i prisutdelning. Ange vilka event och hur många gånger per säsong.
Kommunikation till medlemmar
Sponsorn får skicka erbjudanden till lagets föräldrar via er kommunikationskanal. Begränsa detta – ingen vill bli spammad. ”Ett erbjudande per kvartal” är rimligt.
Rätt att använda lagets namn
Sponsorn får kalla sig ”officiell sponsor till [lagnamn]” i sin marknadsföring. Sätt tydliga gränser för hur och var.
Viktigt: Lova bara det ni faktiskt kan leverera. Om ni inte har 500 följare på Instagram, lova inte ”stor räckvidd i sociala medier”. Om ni bara spelar hemmamatcher fyra gånger per säsong kan ni inte erbjuda exponering vid tio matcher.
Använd SportAdmins plattform för att hålla koll på vad ni har levererat. Dokumentera varje inlägg, varje match där sponsorns logotyp har synts och varje utskick ni har gjort. Det underlättar både uppföljning och förnyelse av avtalet.
Hur beskriver ni ersättning och betalning?
Otydlighet kring pengar skapar konflikter. Var kristallklar med vad sponsorn betalar och när.
Ange exakt belopp eller värde
Om sponsorbidraget är 20 000 kronor, skriv det. Om det är varor – till exempel matchtröjor till ett värde av 15 000 kronor – specificera antal, modell och värde.
Betalningsschema
Engångsbetalning vid avtalets start? Delbetalningar? Ange datum. ”50 % vid avtalets signering (senast 1 mars 2024), 50 % vid säsongens mitt (senast 1 augusti 2024)”.
Betalningsmetod
Banköverföring till lagets konto? Swish? Faktura? Specificera kontonummer och mottagare. Med SportAdmins lagkassa kan sponsorn betala direkt in på lagets digitala konto, och alla ser saldot i realtid.
Vad händer vid sen betalning?
Ange påminnelserutiner och eventuella dröjsmålsräntor. ”Om betalning inte har inkommit inom 30 dagar efter förfallodatum skickas en påminnelse. Vid fortsatt utebliven betalning kan avtalet sägas upp.”
Skattekonsekvenser
Om ni inte levererar motprestationen kan sponsorn tvingas hantera bidraget som en icke avdragsgill gåva. Det kostar dem pengar. Därför är det i allas intresse att ni faktiskt gör det ni har lovat.
SportAdmins inbyggda försäljningsverktyg gör det enkelt att hantera både sponsorbidrag och andra intäkter på samma ställe. Ni får automatiska inbetalningsrapporter och kan följa upp varje krona som kommer in.
Vad händer om något inte blir som planerat?
Saker går fel. Cupen ställs in. Laget går inte vidare till slutspel där sponsorn skulle exponeras. Någon glömmer att publicera inläggen på Instagram. Ett bra sponsoravtal hanterar detta.
Uppsägning i förtid
Ange under vilka omständigheter någon av er kan säga upp avtalet. Vanliga skäl:
- Laget läggs ner eller byter serie
- Sponsorn går i konkurs eller ändrar verksamhetsinriktning
- Någon part bryter väsentligt mot avtalet
Specificera uppsägningstid. ”Uppsägning kan ske med 30 dagars varsel om väsentligt avtalsbrott föreligger.”
Avtalsbrott från er sida
Om ni inte levererar motprestationen – säg att ni har lovat tre Instagram-inlägg per månad men bara gjort ett – vad händer då? Vanliga lösningar:
- Proportionell återbetalning av sponsorbidraget
- Möjlighet att kompensera genom extra exponering senare
- Skriftlig varning och tidsfrist för att rätta till
Avtalsbrott från sponsorns sida
Om sponsorn inte betalar i tid eller bryter mot användarrättsklausuler, vad kan ni göra? Möjliga åtgärder:
- Stoppa all exponering tills betalning har inkommit
- Kräva dröjsmålsränta
- Säga upp avtalet och kräva ersättning för redan levererad exponering
Force majeure
Vad händer vid omständigheter som ingen kan råda över? Pandemi, naturkatastrofer, plötsligt seriestopp. Skriv in en klausul: ”Vid force majeure som väsentligt påverkar möjligheten att fullgöra avtalet kan parterna omförhandla villkoren eller säga upp avtalet utan ersättningskrav.”
Tvistelösning
Hur löser ni konflikter? Förslag på trappsteg:
- Parterna försöker lösa tvisten genom direkt förhandling
- Om det inte fungerar anlitas en medlare
- Som sista utväg går tvisten till domstol
Med SportAdmins transparenta ekonomihantering har ni alltid dokumentation att visa upp om det blir diskussioner. Alla transaktioner, alla inbetalningar, alla försäljningar – allt finns sparat och lättillgängligt.
Vanliga misstag att undvika i sponsoravtal
Här är de vanligaste felen lag gör när de skriver sponsoravtal – och hur ni undviker dem:
❌ Muntliga överenskommelser
Det största misstaget. Muntliga avtal räcker inte. Skriv alltid ner allt.
❌ Vaga motprestationer
”Vi ger er exponering” betyder ingenting. Var konkret: ”Logotyp 15 × 15 cm på matchtröjor vid alla 12 hemmamatcher, plus två Instagram-inlägg per månad”.
❌ Omöjliga löften
Lova inte ”stor räckvidd i sociala medier” om ni har 50 följare. Lova inte ”närvaro vid tio matcher” om ni bara spelar sex. Var realistiska.
❌ Ingen uppsägningsklausul
Om ni inte kan säga upp avtalet sitter ni fast även om samarbetet inte fungerar. Inkludera alltid en uppsägningsklausul med tydliga villkor.
❌ För långa avtal
Treåriga sponsoravtal kan låsa er vid en sponsor som kanske inte passar längre. Max ett år åt gången rekommenderas ofta, med möjlighet till förlängning.
❌ Otydliga betalningsvillkor
”Sponsorn betalar under säsongen” är för vagt. Ange exakt datum: ”50 % senast 1 mars 2024, 50 % senast 1 augusti 2024”.
❌ Ingen plan för uppföljning
Om ingen följer upp att motprestationen faktiskt levereras kan sponsorn ha rätt att kräva pengarna tillbaka. Utse en ansvarig person och schemalägg uppföljningsmöten.
❌ Saknade kontaktuppgifter
Om sponsorns kontaktperson slutar och ni inte har företagets organisationsnummer eller andra kontaktuppgifter, hur når ni dem då?
❌ Ingen hantering av ändringar
Vad händer om ni vill ändra något i avtalet mitt under säsongen? Skriv in: ”Ändringar av avtalet kräver skriftligt godkännande från båda parter.”
❌ Beroende av en enda sponsor
Om en sponsor står för mer än 40–50 % av lagets budget blir ni sårbara. Diversifiera era sponsorer så att ni inte är helt beroende av en enda källa.
SportAdmin hjälper er att hålla ordning på alla sponsoravtal och betalningar. Med digital lagkassa och automatisk dokumentation slipper ni krångel och kan fokusera på att leverera det ni har lovat.
✅ Checklista: är ert sponsoravtal komplett?
Gå igenom denna checklista innan ni signerar. Varje punkt ska vara avbockad:
| Punkt | Inkluderad? |
|---|---|
| ☑ Skriftligt avtal (ingen muntlig överenskommelse) | |
| ☑ Båda parters namn och organisationsnummer | |
| ☑ Kontaktuppgifter till ansvariga personer | |
| ☑ Tydlig beskrivning av avtalets syfte och mål | |
| ☑ Exakt belopp eller värde på sponsorbidraget | |
| ☑ Betalningsschema med specifika datum | |
| ☑ Betalningsmetod och kontouppgifter | |
| ☑ Konkret beskrivning av motprestationen (vad, när, hur) | |
| ☑ Avtalets längd (start- och slutdatum) | |
| ☑ Uppsägningsklausul med villkor och uppsägningstid | |
| ☑ Vad som händer vid avtalsbrott från er sida | |
| ☑ Vad som händer vid avtalsbrott från sponsorns sida | |
| ☑ Hur tvister ska lösas | |
| ☑ Sponsorns användarrätt (hur de får använda ert namn/logotyp) | |
| ☑ Force majeure-klausul | |
| ☑ Hur ändringar av avtalet ska hanteras | |
| ☑ Ansvarig person för uppföljning från er sida | |
| ☑ Schema för uppföljningsmöten | |
| ☑ Datum och underskrifter från båda parter |
💡 Tips: Dokumentera allt ni levererar
Skapa en enkel logg där ni noterar:
- Datum för varje match där sponsorns logotyp har synts
- Skärmdumpar av inlägg i sociala medier
- Foton från event där sponsorn har varit på plats
- Kvitton på utskick till medlemmar
Med SportAdmins plattform kan ni samla all denna dokumentation på ett ställe. Ladda upp bilder, spara kvitton och håll koll på alla leveranser. När det är dags att förnya avtalet har ni konkreta bevis på vad ni har åstadkommit.
Vanliga frågor om sponsoravtal
Måste sponsoravtalet vara juridiskt granskat?
Det är inte obligatoriskt, men rekommenderas starkt för avtal över 50 000 kronor eller avtal med komplicerade villkor. En juridisk granskning kostar oftast 5 000–15 000 kronor men kan spara er från mycket större problem senare.
Hur länge ska vi spara sponsoravtalet?
Minst sju år efter avtalets utgång, enligt bokföringslagen. Detta gäller alla ekonomiska handlingar i föreningen.
Kan vi ha flera sponsorer samtidigt?
Ja, och det rekommenderas starkt. En sponsor kan inte hindra er från att sluta avtal med andra, förutsatt att dessa inte är direkta konkurrenter inom samma bransch. Diversifiera era intäkter.
Vad händer om sponsorn går i konkurs mitt under avtalet?
Om ni har en tydlig uppsägningsklausul kan ni säga upp avtalet omedelbart. Ni är inte skyldiga att fortsätta leverera motprestationen om betalning uteblir. Dokumentera allt ni redan har levererat för att kunna göra anspråk i konkursboet.
Behöver styrelsen godkänna sponsoravtalet?
Det beror på föreningens stadgar och vilken nivå avtalet gäller. Lagsponsorer kan ofta hanteras av lagledare, men föreningssponsorer över en viss summa (ofta 25 000–50 000 kronor) kräver styrelsebeslut. Kolla era stadgar.
Kan vi ändra avtalet efter att det signerats?
Ja, men bara om båda parter är överens. Alla ändringar måste göras skriftligt och signeras av båda parter. Muntliga ändringar gäller inte.
Vad gör vi om vi inte kan leverera det vi lovat?
Kontakta sponsorn omedelbart och förklara situationen. Föreslå alternativa lösningar – kanske extra exponering nästa säsong eller återbetalning av en del av beloppet. Att vara öppen och proaktiv bygger förtroende.
Nästa steg: få ordning på era sponsoravtal
Ett välskrivet sponsoravtal är grunden för ett framgångsrikt sponsorsamarbete. Det skyddar både er och sponsorn, förhindrar missförstånd och säkerställer att pengarna kommer in när de ska.
Med SportAdmins lagkassa och ekonomiverktyg får ni full kontroll över alla sponsorbidrag och andra intäkter. Pengarna syns transparent för alla i laget, betalningar hanteras digitalt, och ni får automatisk dokumentation av allt. Perfekt när det är dags att följa upp avtalet eller förhandla om förlängning.
Vill ni förenkla hanteringen av sponsorbidrag och lagkassa? Kontakta oss på SportAdmin så hjälper vi er att komma igång. Vi guidar er genom hur systemet fungerar och hur ni kan använda det för att hålla ordning på både sponsoravtal och all annan ekonomi i laget.
Besök sportadmin.se eller hör av er direkt – vi finns här för att förenkla vardagen för ert lag.
