Har ert lag fått ett bidrag beviljat? Grattis! Men glöm inte att jobbet inte är klart än. Korrekt uppföljning och rapportering är avgörande för att ni ska kunna få bidrag i framtiden också. I den här guiden visar vi steg för steg hur du som lagledare eller lagkassör enkelt rapporterar bidraget med hjälp av SportAdmins lagkassa.
Varför korrekt bidragsrapportering är viktigt för laget
Att rapportera ett beviljat bidrag kan kännas som extra administration, men det är faktiskt en av de viktigaste uppgifterna för lagets framtid. Här är varför:
Säkrar framtida bidrag
När föräldrar och föreningsledningen ser att lagkassan sköts transparent och professionellt ökar förtroendet. Det blir lättare att få stöd för framtida aktiviteter och försäljningar när alla vet att pengarna hanteras rätt.
Håller ordning på lagets ekonomi
Bidrag från RF, LOK-stöd eller Idrottslyftet har tydliga regler. Ni måste kunna visa kvitton, redovisa utgifter separat och rapportera innan deadline. Brister i dokumentationen kan leda till avdrag eller att hela bidraget dras in.
Vad ni behöver innan ni börjar rapportera
Innan du sätter igång med rapporteringen – ta två minuter och kontrollera att du har allt på plats. Här är din checklista:
☑ Tillgång till lagkassan i SportAdmin
Ha bidragsbeslutet tillgängligt – antingen som PDF eller papperskopia. Där står bidragsgivarens namn, beviljat belopp, syfte och eventuella villkor. Det här dokumentet behöver ni kunna bifoga eller hänvisa till.
☑ Kvitton och underlag för alla utgifter
Gör en enkel sammanställning: vad köpte ni, när och till vilket pris? Exempel: ”10 träningströjor à 200 kr = 2 000 kr, köpta 2024-03-15”.
☑ Deadline för rapportering
Logga in i SportAdmin (app eller webb) → Gå till Lagkassa → Klicka på + Ny transaktion eller Lägg till inkomst.
Steg 2: Välj kategori
Om möjligt, ladda upp en kopia av bidragsbeslutet direkt i transaktionen. Detta gör det enkelt att hitta dokumentet senare när ni ska rapportera.
Steg 5: Spara och verifiera
När ni köper något för bidragspengar, gå in i Lagkassa → + Ny transaktion → Välj Utgift.
Fyll i:
- Belopp: Vad kostade inköpet?
- Datum: När köpte ni det?
- Kategori: Välj relevant kategori (t.ex. ”Utrustning”, ”Träning”, ”Resor”)
- Beskrivning: Skriv tydligt vad ni köpt, t.ex. ”10 träningströjor från Adidas”
- Koppling till bidrag: Hänvisa till bidragets syfte i beskrivningen, t.ex. ”Köpt med RF LOK-stöd #12345”
Steg 2: Bifoga kvittot
När ni använt hela eller delar av bidraget, gör en enkel sammanställning. Öppna Lagkassa → Rapporter eller Transaktionshistorik och filtrera på bidragets referens. Exportera listan eller skriv ner:
| Datum | Vad | Belopp | Kvitto |
|---|---|---|---|
| 2024-03-15 | 10 träningströjor | 2 000 kr | ✓ Bifogat |
| 2024-04-10 | 5 fotbollar | 1 500 kr | ✓ Bifogat |
| 2024-05-20 | Hyra av hallplats | 1 500 kr | ✓ Bifogat |
| Totalt | 5 000 kr |
Steg 4: Håll isär bidragsmedel från andra pengar
Bidragsgivare: [T.ex. ”Riksidrottsförbundet LOK-stöd”]
Utbetalningsdatum: [T.ex. 2024-02-15]
[Beskriv kortfattat vad bidraget skulle användas till, t.ex. ”Köp av träningsutrustning för att förbättra träningskvaliteten för 15 spelare i F12.”]
Hur bidraget har använts:
- 10 träningströjor: 2 000 kr (kvitto bifogat)
- 5 fotbollar: 1 500 kr (kvitto bifogat)
- Hyra av hallplats för 3 träningstillfällen: 1 500 kr (kvitto bifogat)
Totalt använt: 5 000 kr
[Beskriv kort vad bidraget betytt, t.ex. ”Tack vare bidraget har vi kunnat erbjuda regelbunden inomhusträning under vinterhalvåret, vilket har höjt träningskvaliteten markant. Alla spelare har fått enhetliga tröjor, vilket har stärkt lagkänslan.”]
Bilagor:
- Kvitton för alla utgifter
- Kopia av bidragsbeslut
- Utdrag från lagkassan (SportAdmin)
Med vänlig hälsning,
[Din roll, t.ex. lagledare för F12]
Anna Svensson
Ni har spenderat pengarna men hittar inte kvittona när det är dags att rapportera. Resultat: Bidragsgivaren kan kräva tillbaka pengarna eller dra av beloppet från nästa bidrag.
✓ Så undviker ni det: Ta ett foto av kvittot direkt när ni handlar och ladda upp det i lagkassan i SportAdmin samma dag. Gör det till rutin – ”handla, fotografera, registrera”.
❌ Misstag 2: Rapportera efter deadline
Ni skriver ”Diverse material: 3 000 kr” utan att specificera vad ni köpt. Bidragsgivaren kan ifrågasätta om pengarna använts enligt syftet.
✓ Så undviker ni det: Skriv alltid tydligt i varje transaktion: ”10 träningströjor från Adidas, storlek 140–152, för F12”. Ju mer specifikt, desto bättre.
❌ Misstag 4: Blanda bidragspengar med andra medel
Ni har pengar över från bidraget men rapporterar inte detta. Bidragsgivaren kan kräva tillbaka de outnyttjade medlen eller anse att ni inte följt villkoren.
✓ Så undviker ni det: Redovisa alltid hela beloppet i rapporten. Skriv tydligt: ”Beviljat: 5 000 kr, använt: 4 200 kr, kvarvarande: 800 kr”. Fråga bidragsgivaren om kvarvarande medel får användas till annat eller ska återbetalas.
❌ Misstag 6: Ingen kopia sparad
Om ni har registrerat allt löpande i lagkassan tar själva rapporteringen 15–30 minuter. Att samla underlag i efterhand kan däremot ta flera timmar – därför lönar det sig att dokumentera direkt!
Vad händer om vi inte kan hitta ett kvitto?
Nej, inte utan att först kontakta bidragsgivaren. De flesta bidrag är ändamålsbestämda, vilket betyder att pengarna endast får användas till det godkända syftet. Vill ni ändra måste ni ansöka om dispens i förväg.
Vad gör vi om vi har pengar över?
Enligt bokföringslagen ska underlag sparas i minst 7 år. Många bidragsgivare kan begära insyn även flera år senare, så se till att allt är arkiverat digitalt i SportAdmin eller på en annan säker plattform.
Kan vi rapportera digitalt eller måste vi skicka papperskopior?
De flesta bidragsgivare accepterar numera digitala rapporter via e-post eller webbformulär. Kontrollera i bidragsbeslutet vilken metod som gäller. Med SportAdmin har ni alla underlag digitalt och kan enkelt bifoga dem i ett e-postmeddelande.
Förenkla bidragshanteringen med SportAdmin
Att hantera bidrag behöver inte vara krångligt. Med SportAdmins lagkassa får ni ett komplett verktyg för att registrera, dokumentera och rapportera bidrag – allt på ett ställe.
Fördelar med SportAdmins lagkassa för bidragshantering:
- Digital dokumentation: Bifoga kvitton direkt i appen – inget mer letande efter papperslappar
- Tydlig översikt: Se saldo och transaktionshistorik när som helst, var som helst
- Färdiga rapporter: Exportera transaktioner filtrerade på bidrag med ett knapptryck
- Säker lagring: All data sparas säkert i molnet enligt GDPR och bokföringslagen
- Tillgängligt för hela ledningen: Alla med behörighet kan se samma information – inga missförstånd
Över 1 700 idrottsföreningar i Sverige använder redan SportAdmin för att förenkla sin ekonomihantering. Vill du veta mer om hur lagkassan kan underlätta er bidragsrapportering?
Kontakta oss på SportAdmin så hjälper vi er att komma igång! Vi guidar er genom systemet och visar hur ni sparar tid på administration – så att ni kan fokusera på det som är viktigt: att utveckla era spelare och ha kul tillsammans.
