FRÅGEOMRÅDEN
I höstas släpptes nya Familjemedlemskap och för några veckor sen höll vår Customer Success-avdelning ett helt nytt typ av webinar där deltagarna kunde ställa frågor om funktionen direkt till vår utbildare Alice. Till exempel: Hur vet systemet vem som ingår i en familj? Vem ska betala? Och vad händer egentligen när någon klickar ”Vill inte vara med”?
Här samlar vi samlar de vanligaste frågorna och svaren från webinaret!
Betalningar
Vem i familjen ska betala familjemedlemskapet?
Det räcker att en person i familjen betalar. Den som betalar först betalar för hela familjen för det aktuella året. De övriga familjemedlemmarna behöver inte göra någonting.
Det är viktigt att kommunicera det här tydligt till era medlemmar innan ni skickar ut aviseringarna, annars är det lätt att tro att var och en ska betala sin del. Ett tips är att skicka ut ett kort meddelande i förväg: ”Nu är det dags att betala. Kom ihåg att det räcker att en i familjen betalar familjemedlemsavgiften.”
Familjemedlemskapet syns på alla familjens aviseringar innan det är betalt. Kan det se ut som om alla ska betala?
Ja, det stämmer, och det är ett vanligt missförstånd. Innan betalningen är registrerad syns familjemedlemskapet på samtliga familjers aviseringar. Väl betald försvinner det från de övriga.
Lösningen är kommunikation i förväg (se frågan ovan). Det är också därför vi rekommenderar att ni använder SportAdmins utskicksfunktion för att nå alla berörda strax innan ni öppnar upp betalningen.
En familjemedlem betalade som individuell medlem. Kan de gå över till familjemedlemskap?
Det finns tyvärr inget automatiskt sätt att lösa det på. Systemet kan inte räkna av vad som redan betalts mot ett familjemedlemskap. Det praktiska tillvägagångssättet är att kreditera den individuella avin och skicka en ny avisering med familjemedlemskap.
Familjemedlemar
En person har betalt via familjemedlemskap men visas ändå som ”ej betald” i en grupp. Varför?
Det beror på vilka avgifter gruppen har. Om gruppen innehåller både en medlemsavgift och en träningsavgift visas betalstatus som ”ej klar” tills båda är betalda. Familjemedlemskapet täcker bara medlemsavgiften. Träningsavgiften behöver fortfarande betalas separat.
Har gruppen enbart en medlemsavgift visas personen som betald.
Hur bestämmer systemet vem som ingår i en familj? Föreslår det automatiskt?
I Familjemedlemskap 2.0 är det familjen själv som bestämmer vilka som ingår, inte föreningen. Det är ett medvetet designval. Familjelivet ser väldigt olika ut: skilda föräldrar, bonusfamiljer, morföräldrar som är aktiva i föreningen. Föreningen är sällan bäst lämpad att avgöra det.
Som förening kan ni sätta filtrar på familjer med avvikande adresser eller familjemedlemmar över 18 år, för att göra stickprov om det behövs.
Vad gäller för barn med skilda föräldrar? Hamnar de i samma familj?
Det är upp till föräldrarna att bestämma. De kan antingen bilda en gemensam familj i systemet, eller ha varsitt familjemedlemskap. Systemet tvingar inte ihop dem, och det ska det inte göra.
Kan man välja familjemedlemskap om man bara har ett barn?
Ja. Om ni har familjemedlemskap aktiverat i er förening kan en person alltid välja det alternativet, oavsett hur många som ingår i familjen. Systemet kräver inget minsta antal familjemedlemmar.
Aviseringar och inställningar
Kan man ta bort ”Vill inte vara med”-knappen på aviseringar?
Ja. När ni skapar en avisering finns det ett alternativ för att dölja den knappen. Det går att göra per grupp, eller för alla grupper på en gång via massuppdatering.
Tänk på att knappen fyller en viktig funktion: en person som klickar på den avanmäler sig och tas automatiskt bort från gruppen. Ni slipper hantera det manuellt. Se nästa fråga.
Vad händer när någon klickar ”Vill inte vara med”?
Personen hamnar under Avanmäld i aviseringsöversikten. De tas bort från gruppen automatiskt, och ni slipper kreditera fakturor eller manuellt ta bort dem. Historiken finns kvar och ni kan alltid gå tillbaka och se vilka som avanmält sig för en given period.
Det är hela grunden till hur SportAdmins betalflöde är tänkt att fungera: ni skickar ut en avisering, de som vill vara med betalar, de som inte vill avanmäler sig. Minimalt handpåläggning för er.
Var hittar vi länken till Mina sidor?
Ni hittar den under Föreningsinställningar > Medlemmar. Länken kan ni antingen skicka direkt till en medlem som hör av sig, eller lägga upp under Dokument i appen så att alla kan hitta den.
Via Mina sidor kan era medlemmar själva uppdatera sina kontaktuppgifter och hantera sin familj, lägga till eller ta bort familjemedlemmar. Det minskar antalet inkommande mejl till kansliet avsevärt.
Mina sidor finns även tillgängliga via inloggningsknappen på er föreningshemsida.
En medlem vill byta mailadress via Mina sidor. Finns det något att tänka på?
Ja, ett viktigt undantag: man kan inte byta den mailadress man loggat in med. Försöker man det loggar man ut sig själv.
Vill en förälder byta sin mejladress på sitt barns profil behöver de logga in på barnets konto och göra ändringen därifrån, inte via sin egen inloggning. Det är värt att informera om om ni märker att det skapar förvirring.
Kan man ta ut träningsavgift och medlemsavgift som separata betalningar?
Ja, och det finns två sätt beroende på när under året ni vill skicka ut avgifterna:
- Samma tidpunkt: Lägg upp båda avgifterna i samma grupp. Systemet hanterar dem som separata poster i en och samma avisering.
- Olika tidpunkter: Skapa en ny grupp för respektive avgift. Tänk på att det bara kan finnas en betalning per grupp och period, så håll isär dem i separata grupper om ni exempelvis skickar ut medlemsavgiften i januari och träningsavgiften i juni.
Vi ser ”Familjekort” i menyn, inte ”Familjer”. Har vi inte den nya versionen?
Då har ni inte Familjemedlemskap 2.0 aktiverat ännu. Kontakta oss så slår vi på det för er förening. Det tar normalt sett inte mer än någon dag.
Har du en fråga som inte finns med här? Hör av dig till vår support så hjälper vi dig!
