Förra veckan höll vår Customer Success-avdelning ett Q&A om hur man ska tänka när man bokför fritidskortet. Vår utbildare Alice höll i webinaret tillsammans med Erik Dahlbäck, som är produktägare hos oss, ordförande i Sveriges Föreningssystem och själv verksam som kassör och ordförande i förening på fritiden. Tillsammans gick de igenom allt från val av bokföringsmetod till hur fritidskortet fördelas mellan avgifter.
Här samlar vi de vanligaste frågorna och svaren från webinaret!
Bokföringsmetod
Vilken bokföringsmetod fungerar bäst med Fritidskortet?
Vi rekommenderar fakturametoden. Anledningen är att fritidskortets pengar kommer in i många små inbetalningar, ofta flera gånger i veckan. Med kontantmetoden behöver ni manuellt matcha varje enskild inbetalning mot rätt intäktskonto, rad för rad. Det skalar dåligt så fort transaktionerna blir många.
Med fakturametoden bokför ni intäkterna mot ett balanskonto, oftast kundfordringar, som fungerar som en buffer. När pengarna sedan kommer in i banken bokas de mot samma konto. Det blir mindre känsligt för att betalningar kommer in vid olika tillfällen, och en gång i veckan eller i månaden räcker det att stämma av.
Vill man dock fortsätta använda kontantmetoden går det att söka på FK-xxxxxxx referensnumret i Sportadmin.
Hur ser bokföringen ut steg för steg med fakturametoden?
På intäktssidan bokar ni alla avgifter mot kundfordringar (1510), oavsett om betalningen i slutändan kommer från Qvickly, Swedbank Pay eller Fritidskortet. Mot intäktssidan bokas de på respektive intäktskonto: medlemsavgifter, träningsavgifter, hyresintäkter och så vidare, med hjälp av underlaget från Sportadmin. Det är en bokning som ni gör när ni vill, en gång i veckan eller månadsvis.
På kassasidan bokar ni inkommande bankhändelser mot kundfordringar i takt med att de landar på bankkontot. Plus på bankkonto, minus på kundfordringar.
I lugna perioder, när ni inte har några löpande utskick, är det ett bra tillfälle att kontrollera ert kundfordringskonto som ska landa på noll.
Fördelning av betalningar
Drar Fritidskortet bara från träningsavgiften, eller även från medlemsavgiften?
Fritidskortet fördelas procentuellt över samtliga avgifter på fakturan. Säg att en familj betalar en faktura på 1 000 kr som består av 500 kr medlemsavgift och 500 kr träningsavgift, och 20 procent av summan kommer från Fritidskortet. Då fördelas de 200 kronorna jämnt: 100 kr på medlemsavgiften och 100 kr på träningsavgiften. Resterande 800 kr betalas via Qvickly eller Swedbank och fördelas på exakt samma sätt.
Med fakturametoden hanteras fördelningen automatiskt mot kundfordringar och behöver inte delas upp för hand. Med kontantmetoden behöver ni däremot vara medvetna om att en enskild inbetalning kan landa på flera intäktskonton.
Får Fritidskortpengar användas till medlemsavgift?
Ja. Det avgörande är inte vilken typ av avgift det är, utan att själva verksamheten uppfyller Fritidskortets krav: ledarledd, regelbunden aktivitet med minst sex tillfällen över sex månader för barn mellan 7 och 16 år.
Kom ihåg! Det är föräldrarnas ansvar att ha kontroll över hur pengarna används, inte föreningens.
Kan vi som förening styra vilka avgifter som ska gå att betala med Fritidskortet?
Nej. Integrationen är påslagen för i flöden: medlemsavgifter, träningsavgifter, anmälningar, camper och bokningar.
Ansvaret för hur pengarna används ligger hos den förälder som genomför och signerar betalningen, inte hos er som förening. Det är ett medvetet upplägg, eftersom det skulle bli både administrativt tungt om varje förening själva behövde kontrollera att enskilda betalningar följer Fritidskortets regelverk.
Att hitta och spåra betalningar
Går det att söka på Fritidskortets referensnummer i SportAdmin?
Ja. Under Fakturering i vänstermenyn finns en sökruta. Sätt Status till Alla och klistra in FK-numret från bankhändelsen, så får ni upp rätt faktura direkt.
Det är samma referensnummer som följer med betalningen från Fritidskortet hela vägen ut till er bank.
Hur får vi en samlad överblick över alla Fritidskortbetalningar?
Gå till Inbetalningsrapporter och välj Visa fakturadetaljer. Där kan ni filtrera på betalmetod och välja Fritidskortet, så får ni en lista över alla fakturor som har betalats den vägen.
Det är ett bra sätt att stämma av före månadsbokslut, eller om ni vill ha en samlad bild av hur stor andel av era intäkter som kommer in via Fritidskortet.
Manuella inbetalningar
Kan vi stänga av manuella inbetalningar nu när vi har integrationen?
För er innebär det att ni fortfarande behöver hålla utkik efter inbetalningar på bankkontot som inte gått via integrationen. Integrationsbetalningar har ett sjusiffrigt FK-referensnummer som följer med från Fritidskortet hela vägen till er bank. Saknas FK-referensnummer är det en manuell betalning.
Hur hanterar vi en manuell inbetalning som kommer in utan tydlig referens?
Börja med att läsa meddelanderaden. Föräldrarna skriver själva vad de vill där, så det kan stå personnummer, barnets namn eller ingenting alls. Hittar ni en koppling går det ofta att lösa direkt.
Saknas all information är det bästa att kontakta Fritidskortet och skicka tillbaka beloppet. Då blir betalningen ogiltig, och föräldern kan göra om den korrekt via integrationen i stället.
Ett tips från en av föreningarna på webinaret: behåll pengarna på ett separat balanskonto och invänta att föräldern hör av sig. När de gör det krediterar ni nästa faktura via Qvickly-flödet i stället för att hantera återbetalningen för hand. Det blir oftast smidigare när familjen är aktiv i föreningen.
Behöver vi fortfarande lägga upp en manuell grupp för medlemmar som betalat med Fritidskortet?
Inte för integrationens skull. Den hanterar kopplingen automatiskt och betalningarna syns på rätt faktura direkt.
Däremot kan en separat grupp fortfarande vara värdefull för att samla manuella fall, eftersom de behöver hanteras vid sidan av integrationen. Det gör det enkelt att behålla en tydlig och samlad överblick.
Krediteringar och praktiska detaljer
Hur fungerar kreditering av en Fritidskortbetalning?
Krediteringen i SportAdmin görs precis som vanligt. Skillnaden mot Qvickly är hur pengarna kommer tillbaka till föräldern. För Qvickly sker återbetalningen automatiskt och dras av på nästa utbetalning från betalleverantören.
För Fritidskortet behöver ni däremot göra en manuell utbetalning till ett angivet bankgiro och OCR-nummer som visas i Sportadmin på kreditfakturan. Då hamnar pengarna tillbaka på barnets Fritidskort. Det är två separata steg, instruktionerna ges vid krediteringen.
En förälder har betalat hela fakturan trots att Fritidskortet skulle använts. Hur gör vi?
Det här är ett vanligt scenario. Vår rekommendation är att göra en kreditering på hela beloppet och sedan avisera på nytt.
Viktigt! Bocka ur rutan ”Fakturera ej” vid kreditering för att personen ska kunna aviseras på nytt.
Är Fritidskortet stängt i december?
Ja. Fritidskortet stänger för betalningar i december för administrativ hantering hos E-hälsomyndigheten, och öppnar igen i januari. Vi har påtalat hur mycket stoppet påverkar föreningar och fortsätter att driva frågan.
Har ni en fråga som inte finns med här? Hör av er till supporten så hjälper vi er.
