FAQ informationsutskick
om personuppgiftsincident

Vad kan vi säga till våra medlemmar?

Vi föreslår något i stil med:

“De kommande dagarna kommer ni att få information om personuppgiftsincidenten i SportAdmin. Detta för att uppfylla kraven i enlighet med GDPR. Bra att veta är att alla inte kommer att nås av mailet vid samma tillfälle. Är du under 18 rekommenderar vi att du låter din förälder läsa.”

Hur vet vi att mailet kommer från SportAdmin?

För att verifiera att utskicket kommer från SportAdmin har vi publicerat en kopia av utskicket på vår webb. I mailet som går ut till den registrerade informerar vi om detta samt uppger adressen till webbsidan (utan länk, endast adressen).

Vilka får mailet?

Alla personer som finns registrerade i ert system. Det kan finnas många anledningar till att en person är listad hos en förening. Data lagras olika länge för olika syften, t.ex. medlemsadministration, aktivitetsrapportering till Riksidrottsförbundet och finansiella transaktioner. Det är också en generell hållning i många föreningar att medlemskap gäller tills vidare, dvs. att en medlem i grunden förblir medlem till dess att personen begär utträde.  Detta framgår även i utskicket till de registrerade.

Hur ser mailet till registrerade person ut?

Ni kan nå en generell kopia av mailet på www.sportadmin.se/personuppgiftsincident/ (Det går också bra att skriva in adressen manuellt om ni inte vill klicka på länken). I mailet till den registrerade kommer det tydligt framgå vilken relation (t.ex. medlem, målsman eller har gjort ett köp via SportAdmin lagkassa) hen har till er och eventuella andra föreningar som använder SportAdmin.

Kan vi se vilka registrerade personer som har fått mailet och vilka uppgifter som gäller för dem?

Det är inte möjligt för oss att förse er med information om vilka som nåtts av mailet. Om den registrerade kontaktar er kan ni däremot göra ett registerutdrag i SportAdmin för att ta reda på vilken information som finns lagrad om personen. Information om hur ni gör detta finns här i FAQ:n.

Varför får inte alla utskicket samtidigt?

Från och med onsdag kväll kommer vi successivt att kontakta registrerade personer. Av tekniska skäl kommer detta att delas upp i flera utskick, över flera dagar. Därför kan vissa få informationen redan idag, medan det för andra kan dröja ytterligare.

Medlem har kontaktat oss och vill bli borttagen från vårt medlemsregister. Hur gör vi?

Om du får en begäran från en medlem som vill bli borttagen från föreningens medlemsregister, gör följande:

1. Gå till personregister i vänstermenyn.
2. Sök fram personen, antingen på namn, e-postadress eller personnummer.
3. Klicka ändra ute till höger på personens rad.
4. Gå till botten av sidan och klicka ta bort.

Viktigt att veta vid borttagning är att två saker sparas i SportAdmin även om kontaktuppgifterna raderas:

• Personens betalda fakturor, sparas av bokföringsskäl.
• Personens registrerade närvaro, sparas som underlag för er LOK-stödsansökan.

Hur lämnar jag ett utdrag till en medlem som vill veta vilken information vi sparat?

1. Gå till personregister i vänstermenyn.
2. Sök fram personen, antingen på namn, e-postadress eller personnummer.
3. Klicka på personen.
4. Under de tre prickarna i högerhörn på personkortet väljer du ”Ladda ner personuppgifter”.
5. Spara informationen du får fram och skicka till medlemmen.

Vad innebär de olika rollerna och vilka uppgifter kan finnas om respektive roll?

Beroende på varför medlemmen finns i ert register sparas olika personuppgifter. Vill du som förening veta mer om varför vi har sparat viss medlemsinformation och vilka uppgifter detta kan omfatta ber vi er att maila info@sportadmin.se för vidare information.

Kan vi se vilka medlemmar som har fått mailet och vilka uppgifter som gäller för dem?

Det är i dagsläget inte möjligt för oss att dela vilka medlemmar som har fått mailet.

Vilken epost går formulärsvaren till?

I mejlet som gick ut till medlemmar finns ett formulär som går till er föreningsepost. Dit kan medlemmarna vända sig med frågor som rör sina personuppgifter.

Detta är den epostadress som ni har uppgett under Föreningsinställningar. Har ni uppdaterat denna under de senaste dagarna kommer uppdateringen inte ha slagit igenom.

Om våra tidigare mejl till er om incidenten inte har nått fram har vi vissa fall lyckats hitta en alternativ mejladress till er.

Vi har inte tillgång till vår epost, kan vi ändra?

Kommer ni inte åt er föreningsepost eller av andra orsaker behöver uppdatera den? Maila info@sportadmin.se för vidare vägledning.

Varför har bara vissa av våra medlemmar fått informationen?

Med tanke på omfattningen och mängden mottagare finns där en teknisk begränsning i hur många mail vi kan skicka samtidigt utan det behöver spridas ut över tid, sannolikt ett antal dagar. Om inte era medlemmar fått informationen ännu, försäkra dem om att det är på väg.