Föreningscase

Sundsvallsgymnasterna Jaktfalken – mer tid till gymnasterna med arvodeshantering

By 8 augusti, 2018 augusti 21st, 2019 No Comments
Föreningscase

Sundsvallsgymnasterna Jaktfalken – mer tid till gymnasterna med arvodeshantering

”Arvodeshanteringen har fungerat jättebra för oss. Desto mer automatiserat desto bättre för oss – de små sakerna gör stor skillnad för oss eftersom vi betalar ut så ofta.”

– Peter, Ordförande Sundsvallsgymnasterna Jaktfalken

Med många ledare och många ungdomsgrupper var arvodeshantering tidigare en väldigt stor uppgift att sköta för Sundsvallsgymnasterna Jaktfalken. Just därför lockade den digitaliserade funktionen av arvodeshantering i Kansliservice, genom vilken ledaren smidigt kan rapportera sina aktiviteter direkt i LedarAppen.

“Arvodeshanteringen har fungerat jättebra för oss. Det är smidigt att kunna hålla koll på allt och påminna dem som ligger lite efter i sin rapportering. Desto mer automatiserat desto bättre för oss – de små sakerna gör stor skillnad för oss eftersom vi betalar ut så ofta.”

Förenklad återanmälan

Sundsvallsgymnasterna är numera även rutinerade användare av Bokningsfunktionen, och med de uppdaterade funktionerna som kom med Kansliservice har bokningsarbetet fungerat ännu bättre för Sundsvallsgymnasterna. Framförallt möjligheten för medlemmarna att prenumerera på lediga platser i grupperna har varit uppskattat, då föreningen rensar samtliga grupper helt inför varje period för att sedan låta alla som vill anmäla sig på nytt.

“Det har alltid fungerat väldigt bra för oss. Det ger medlemmen ett fritt val och bara de som verkligen vill vara med blir anmälda eftersom det krävs att man går in och bokar sig.”

Lätthanterligt

För Peter är SportAdmin inget nytt, och då föreningen länge varit användare av systemet har han full koll på hur alla delar fungerar. Men då Sundsvallsgymnasterna Jaktfalken är en ideell förening helt utan anställda så varierar ofta kassör och andra administratörer från år till år, vilket gör att nya personer ständigt behövs läras upp i systemet. Detta är dock inte problematiskt alls, menar Peter, då allt är väldigt lätthanterligt och intuitivt.

“För mig som varit med ett tag nu är det lätt att lära upp nya, tack vare att systemet är så lättöverskådligt. Det är så tydligt att det nästan är omöjligt att göra fel.”

Mer tid till gymnasterna

“Tiden vi lägger på administration nu jämfört med tidigare har minskat något enormt. Det innebär att vi kan lägga mer tid på vår kärnverksamhet, gymnasterna, och som ideellt arbetande är det betydligt mer värdefullt. Helt plötsligt har vi jättemycket tid som vi kan lägga på annat, och samtidigt kan vi lita fullständigt på att bokningarna rullar in.”

Utmaningar

  • Mycket arbete med arvodeshantering

Resultat

  • Automatiserad arvodeshantering
  • Förenklad återanmälan
  • Mer tid över till kärnverksamheten