Den ideella föreningens existens bygger på tre saker – medlemmar, stadgar och styrelsen. Att bilda en styrelse handlar om att hitta rätt personer till rätt positioner. Att driva en ideell förening med värderingar värda att värna om kräver nämligen lika mycket engagemang och hjärta som faktisk styrelsekompetens.
Det är inte ovanligt att man, om man letar tillräckligt noga, hittar minst en eldsjäl i varje ideell förening. I många fall finns det dessutom flera. Det är dock uppenbart att inte ens en brinnande eldsjäl klarar av att göra allt arbete själv. Varje styrelse bör således ha en väl genomtänkt arbetsfördelning som inte riskerar att släcka glöden hos den mest brinnande eldsjälen. Så, vilka arbetsuppgifter finns i en förening och hur ska de fördelas?
Främst bygger styrelsen på tre givna roller – ordförande, sekreterare och kassör. Alla som någonsin gett sig på att utföra en uppgift i grupp vet att detta fordrar tydlig ledning och det är just det som är ordförandens roll. Med en god förståelse för föreningens mål och värdegrund är ordförandens jobb att se till att samtliga ledamöter rör sig i rätt riktning och att både dem och föreningen har den utveckling som önskas. En utvecklingskurva kan dessvärre inte stiga utan administration och där kommer sekreteraren in i bilden. Att dokumentera föreningens önskade mål och de handlingsplaner som tas fram för att nå dit är en viktig roll som någon måste ta sig an, vanligtvis sekreteraren. Slutligen kan inga mål nås utan ekonomi, och det vill säga inga mål kan nås utan kassör. Kassörens roll bör vara att ta huvudansvar för föreningens räkenskaper. Grundläggande aktiviteter som budgetering, fakturering och bokföring är alla fundamentala för att tillgängliga medel ska användas så effektivt som möjligt.
Nå, det var tre personer. Men en styrelse på endast tre personer är en ytterst begränsad sådan. Vad resterande ledamöter ansvarar för kan variera enormt beroende på föreningens förutsättningar. En av de mest avgörande faktorerna är huruvida föreningen har anställda eller ej. Detta till trots finns det uppgifter som måste skötas.
Vanligtvis delas titeln webbansvarig ut till lämpad person. Den webbansvariges uppgifter kan vara att styra föreningens digitala- och sociala kanaler. Att kartlägga vilka kanaler som ska användas för att nå ut till medlemmarna samt skapa en plan för hur kanalerna ska användas är essentiellt för att marknadsföra föreningen och sprida värdefull information. Vilket kommunikationsmål når vi via hemsidan? Ska vi vara personliga på instagram? Behöver vi en Facebooksida? Detta är frågor för den webbansvariga samtidigt som denne självklart bör ansvara för praktiskt webbarbete.
Trots att stora finansiella medel som flödar in i föreningen kommer via avgifter betalda av medlemmar krävs ofta fler finansieringslösningar. Bidrag är något som en förening vanligtvis inte klarar sig utan och som den, i somliga fall, har rätt till. Att ha en bidragsansvarig är därmed inte helt dumt. Att sätta sig in i vilka regler som gäller för att söka exempelvis statligt och kommunalt aktivitetsstöd, att ta reda på vilka bidrag och stipendier som kan sökas för nyutveckling och framför allt se till att föreningen faktiskt söker bidragen är en viktig uppgift. I föreningar som även finansierar sig genom sponsoravtal kan det dessutom vara fördelaktigt att ha en sponsoransvarig som ansvarar för att värva sponsorer, upprätthålla relationer och ta fram lämpliga sponsorprogram. Varje relation och krona är en viktig tillgång!
Slutligen är en idrottsförening ingenting utan ledarna som driver den faktiska verksamheten. Det innebär att saker som ledarrekrytering, vidareutbildning av befintliga ledare och ledarevenemang kan vara uppgifter som är lämpliga att dela ut, förslagsvis till någon som vill ta sig an rollen som ledaransvarig. Denne är ofta en nyttig länk mellan ledarna och styrelsen vilket gynnar den öppna kommunikationen som så ofta behövs i föreningen.
Att ingen förening är den andra lik, det är ett faktum som inte kan förringas och det innebär att varje förening måste rannsaka sig själv för att finna de arbetsuppgifter som är av störst intresse. Det viktigaste är att tidigt under verksamhetsåret lägga resurser på att kartlägga uppgifter och fördela dessa på ett rättvist sätt. Inte bara för att arbetsbördan ska vara rimlig utan även för att varje styrelsemedlem ska få möjlighet att utnyttja sin kompetens på bästa sätt – då främjar vi plötsligt såväl personlig utveckling som föreningens gemensamma utveckling.
Förslag på styrelseroller
Ordförande: Ansvarar för att styrelsearbetet fungerar och att alla ledamöter arbetar åt samma håll.
Sektreterare: Dokumenterar mål, handlingsplaner och annan viktig information som beslutas.
Kassör: Har ett huvudansvar för föreningens räkenskaper.
Webbansvarig: Kartlägger föreningens marknadsföringsstrategier och implementerar dem.
Bidragsansvarig: Ansvarar för att leta upp bidrag som är möjliga att söka och att de söks.
Sponsoransvarig: Arbetar med att leta upp nya sponsorer, behålla stabila relationer med befintliga och ta fram sponsorprogram.
