Det går inte att undgå att god ekonomi krävs för att hålla en förening på fötterna. Med medlemsavgifter som största inkomstkälla innebär det att en välfungerande förening kräver ett praktiskt faktureringsupplägg. Att hitta ett upplägg som passar som handen i handsken för varje specifik förening är dock inte helt enkelt. Med det sagt kommer kommande artiklar beröra just fakturering. Vi bjuder på tips och trix på hur man kommer till bukt med avgifterna. Hejdå komplex fakturering; hej enkel fakturering!
Så varför är det så viktigt att ta hand om sin fakturering? Jo, komplex fakturering för med sig nackdel efter nackdel. Inte nog med att det är förknippat med långa sömnlösa nätter och mängder av huvudbry – det är dessutom förknippat med risker, både för föreningen och dess medlemmar. Först och främst äventyras likviditeten. Komplicerad fakturering är nämligen inte bara komplicerad för föreningen, utan även för medlemmen. Får medlemmen flera fakturor med olika belopp är risken stor att en eller annan faktura faller mellan stolarna och plötsligt har föreningen missat en viktig inkomstkälla. Merjobb i form av påminnelsehantering och liknande ökar dessutom arbetskostnaderna och återigen är likviditeten äventyrad.
Vidare är den komplicerade faktureringen tidskrävande. Onödigt många timmar läggs på att se till att rätt fakturor har rätt belopp, att rätt fakturor skickas vid rätt tillfälle och så vidare. I extrema fall blir varje faktura så specifik att det krävs en heltidsanställd för att förstå sig på nätet av rabatter, delbetalningar och medlemskap. Med det sagt kommer vi ha en anställd som endast kan hantera en syssla och när personen i fråga inte är tillgänglig står faktureringen stilla.
Slutligen är en komplex fakturering svår att budgetera. Om förhållandet inte är 1:1 så är det svårt för en styrelse eller kanslist att tidigt under verksamhetsåret få en uppfattning av hur mycket pengar som kommer att omsättas. Hur mycket kommer vi rabattera? Hur många familjer kommer dra nytta av familjemedlemskapet? Hur många syskon kommer få en syskonrabatt? Det är frågor som står utan svar tidigt under medlemsåret och därmed kan vi omöjligt veta vilka medel vi kan spendera. Det leder till att vi antingen kommer spendera för mycket eller för lite.
Detta talar för att en enklare fakturering är att föredra. Självfallet innebär det att arbetet blir lätthanterligt. Huvudansvarig kan i bästa fall hantera hela arbetet på en dag eller kanske till och med ett par timmar. Därtill bidrar det med en tydlighet gentemot medlemmarna. Att de kan lita på att avgifterna aviseras vid ett visst tillfälle och till ett visst belopp utstrålar professionalism och god service. Sist, men definitivt inte minst, så förflyttar det insatser från administrativa bitar till det som verkligen räknas – verksamheten. Med mindre resurser på administration kan vi lägga mer fokus på välutbildade tränare, bra material och att utöka våra grupper och det är ett mål värt att satsa på.
Nej, fakturering är inte det lättaste men med ett par enkla knep kan det som ibland känns omöjligt plötsligt bli möjligt. I kommande artiklar kommer vi presentera ett par knep som förhoppningsvis kan vara till hjälp för den som är i störst behov av nya tankesätt.