Med 2 200 aktiva inom 8 olika idrotter är Ekerö IK en förening som engagerar många i lokalsamhället. Hösten 2022 tog de nästa steg i sin digitalisering med SportAdmin Lagkassa. Från excellistor och papperskvitton – nu sparar kanslichefen en arbetsvecka varje år med SportAdmins digitala lagkassor.
Från bristande insyn till transparens och koll på läget
I efterskalvet av en förskingring som kostade föreningen över en halv miljon kronor, började Rickard Markusson att leta efter en digital lösning för föreningens lagkassor.
“Det var ett stålbad som följde när förskingringen uppdagades. Jag satt många långa kvällar med ett stort excel-ark och en massa papperskvitton för att reda upp i ekonomin tillsammans med anställda, styrelsen och våra revisorer.”
När den initiala krisen var över kom nästa utmaning – hur ska föreningen jobba för att förhindra att något liknande händer?
“Innan låg lagkassorna på föräldrarkonton, även om det juridiskt sett är pengar som tillhör föreningen. Vi visste helt enkelt inte hur mycket pengar som föreningen faktiskt hade. Därför samlade vi alla lagkassor på varsitt bankkonto som tillhör föreningen, och där lagkassören istället får fullmakt”.
Med lagkassorna på föreningens bankkonto ökade transparensen och gav föreningen koll på hur mycket pengar respektive lag hade.
“Nu fick vi koll på läget vilket var viktigt i detta skedet. Däremot såg jag hur de ökade kraven gjorde rollen som lagkassör mer tidskrävande. För mig som kanslichef var det också mycket jobb med att samla in underlag på transaktionerna från lagen men också förse våra revisorer med rätt underlag. Samtidigt lanserade SportAdmin sin nya funktion för lagkassor som matchade exakt vad vi letade efter.”
Mer tid över till kärnverksamheten
Nu är det snart ett år sedan Ekerö IK började digitalisera sina lagkassor. Med SportAdmin Lagkassa har Rickard fått en hel arbetsvecka tillbaka varje år tack vare förenklade och automatiserade processer. Med alla underlag och transaktioner samlade i SportAdmin är det enkelt att skapa både transparens, få koll på läget och göra rätt som lagkassör och förening.
“Att vi också kan ge våra revisorer tillgång till allt de behöver utan mig som mellanhand effektiviserar vår verksamhet så att mer tid kan spenderas på vår kärnverksamhet.”
Ökade intäkter med SportAdmin Lagkassa och försäljningsverktyg
SportAdmins lagkassor gav föreningen den transparens och insyn som behövdes. Med lagkassorna och de nya rutinerna på plats är föreningen redo att ta nästa steg.
“Med SportAdmins verktyg för försäljningar och till exempel samarbete med Folkspel kan vi, nu när vi har fått koll på lagens ekonomi, istället lägga fokus på att öka våra intäkter med försäljningar av bland annat Uppesittarlotten och liknande. Det betyder mycket för våra lag att kunna dra in egna pengar samtidigt som det stöttar den gemensamma ekonomin så att vi kan fortsätta bedriva vår verksamhet.”
Läs mer: Så funkar SportAdmins lagkassor
